Meetings in einer Fremdsprache: Viele Köche verderben den Brei

26. Februar 2019
von Uwe Meinert

Kaum ein Wort sorgt für mehr Stress in Unternehmen als „Meeting“. Was eigentlich dem konstruktiven Austausch dient und die Möglichkeit bietet, mit den Kolleginnen und Kollegen in Kontakt zu treten, ist bei mehr und mehr Angestellten verhasst. Der Grund: Meetings werden immer häufiger als sinnlos bezeichnet. Zu lang, zu wenig Inhalt, keine Fortschritte im Projekt. Stattdessen: Zeitverschwendung und ein gesteigertes Frust-Potential von Seiten der Teilnehmer. Besonders heikel sind Meetings, wenn sie auch noch in einer Fremdsprache abgehalten werden. Welche Gefahren hier lauern, verrät Ihnen der nachfolgende Artikel. 

Jedes Meeting braucht eine Agenda und einen Moderator

Ein Meeting ohne Moderator ist wie ein Schiff ohne Kapitän. Wenn niemand eine klare Richtung vorgibt, steigt die Gefahr, thematisch abzudriften, ins Unendliche. Die Aufgabe des Moderators ist es jedoch nicht nur, die einzelnen Redebeiträge zu koordinieren, sondern auch im Vorfeld der Besprechung eine Art Agenda aufzustellen. Diese gibt in wenigen Stichpunkten wieder, was die Teilnehmer des Meetings erwartet und worauf sie sich einstellen müssen. Gerade im Fall von Fremdsprachen-Meetings ist es überaus hilfreich, wenn sich jeder auf die besprochenen Themen vorbereiten kann und nicht „ins kalte Wasser geschubst“ wird.

Wenn der Fahrplan der Besprechung auf Englisch oder in einer anderen Fremdsprache feststeht und das Meeting beginnt, sollte der Moderator weiterhin immer darauf achten, dass kein Redner in einen endlosen Monolog ausschweift. Die Aufmerksamkeit des Menschen ist stark limitiert – erst recht, wenn der Redner nicht die eigene Muttersprache spricht und man sich zusätzlich anstrengen muss, um ihn zu verstehen. Grundsätzlich dürfen Meetings nie in Chaos ausarten. Getreu dem Motto „Viele Köche verderben den Brei“ darf immer nur eine Person reden. Alle anderen hören zu. Wird diese Regel nicht befolgt, ist es unmöglich, produktive Fortschritte zu machen.

Tipp!
Der Redeanteil pro Teilnehmer kann im Vorfeld beispielsweise auf fünf Minuten begrenzt werden. Wenn jeder das weiß, können auch entsprechende Vorbereitungen getroffen und das entsprechende Thema gekürzt werden. 


Unterschiedliche Situationen in Meetings auf Englisch

Die Schwierigkeit beim Abhalten von Meetings in einer Fremdsprache besteht in erster Linie darin, dass es sich hierbei um eine Ansammlung ganz unterschiedlicher Situationen handelt. Diese beginnen bei der höflichen Begrüßung und dem unverfänglichen Smalltalk, gehen über die Darstellung von Fakten und Ergebnissen und enden in hitzigen Debatten und dem Beharren auf der eigenen Meinung. Auch das Äußern von Kritik und das Stellen von Fragen gehören zu jedem Meeting.

Tipp!
Kritik – ganz gleich ob sie in der Mutter- oder in einer Fremdsprache geäußert wird – darf ausschließlich konstruktiver Natur sein. Alles andere ist Zeitverschwendung und nicht effizient. 


Egal ob das Meeting auf Englisch, Spanisch, Französisch oder in einer anderen Fremdsprache abgehalten wird, eines ist sicher: Von den Teilnehmern, die nicht in ihrer Muttersprache reden können, wird einiges abverlangt. Oftmals müssen sie in Sekundenschnelle von einer Situation zur anderen switchen und in ihrem Gedächtnis nach den entsprechenden Vokabeln und Formulierungen suchen.

 Unterschiedliche Branchen – unterschiedliches Vokabular

Apropos Vokabeln – eine weitere Tücke von Meetings in einer Fremdsprache zeigt sich, wenn Menschen aus unterschiedlichen Branchen zusammentreffen. Schaut man sich beispielsweise das Business Englisch oder technisches Englisch an, gibt es unzählige Unterformen, die allesamt ihren ganz speziellen Wortschatz haben. Eine Bezeichnung, die dem Ingenieur beispielsweise geläufig ist, ist für den Architekten unter Umständen absolutes Neuland.

Die Kunst bei erfolgreichen Meetings besteht darin, einen gesunden Mittelweg zu finden. Dieser sieht vor, weitestgehend auf spezifisches Fachvokabular zu verzichten, dabei aber die Qualität einer Aussage nicht aus den Augen zu verlieren.

Tipp!
Wenn kein Weg um die Verwendung eines bestimmten Begriffs herumführt, sollte sich der Redner stets die Zeit nehmen, diesen etwas genauer zu erklären. Vokabellisten hingegen erinnern nicht nur stark an den Schulunterricht, sondern bringen auch zu viel Unruhe ins Meeting.


Aktive Vorbereitung steigert die Qualität von Meetings

Was in der Muttersprache oft als notwendiges Übel betrachtet wird, kann in einer Fremdsprache zur echten Herausforderung werden. Wer sich nicht ausgiebig auf ein Meeting auf Englisch vorbereitet, gerät schnell in Erklärungsnot – beispielsweise weil das nötige Vokabular fehlt oder die richtige Formulierung der eigenen Meinung schwerfällt. Damit das Niveau von Meetings trotz Fremdsprache auf einem hohen Level bleibt, ist es wichtig, Mitarbeiter entsprechend zu schulen. Ein Meister fällt schließlich in den seltensten Fällen einfach so vom Himmel.

Individuelle Sprach-Coachings für erfolgreiche Meetings 

Zum Glück sind die Weiterbildungsmöglichkeiten im Meeting-Bereich ausgesprochen vielfältig. Oder mit anderen Worten: Es gibt für jedes Bedürfnis das passende Angebot.

Wenn beispielsweise eine größere Gruppe im Unternehmen fit gemacht werden soll, dann empfiehlt sich ein Inhouse Sprachtraining. Welche Vorteile damit verbunden sind, erfahren Sie in diesem Beitrag auf unserem Blog. Noch maßgeschneiderter ist das Sprachtraining, wenn es in Form von einem Telefon Coaching stattfindet. Hierbei wird immer nur eine einzelne Person geschult, was den großen Vorteil der individuellen Sprachförderung mit sich bringt. Weitere Möglichkeiten sind entsprechende Sprachkurse in einer Einrichtung oder via Fernlehrgang.


Wichtig ist immer, dass der Fokus des Unterrichts klar auf dem Thema Meeting liegt und auch nicht aus den Augen verloren wird. Das bedeutet zum einen, das entsprechende Vokabular zu vermitteln, zum anderen aber auch auf verschiedene typische Situationen vorzubereiten. Hierzu gehören beispielsweise:

  • Moderation eines Meetings
  • Präsentation der Meeting-Agenda
  • Darstellung vom aktuellen Stand eines Projekts (unter Einbeziehung von Anschauungsmaterial)
  • Äußern und Annehmen von Kritik
  • Einlegen von Widerspruch
  • Äußern der eigenen Meinung
  • nachfragen
  • auf Fragen reagieren
  • Formulierung einer Zusammenfassung vom Meeting  

 

Fazit: Meetings in einer Fremdsprache sind eine Herausforderung – die gemeistert werden kann

Es ist zweifelsfrei kein Kinderspiel, seinen eigenen Standpunkt auf Englisch oder in einer anderen Fremdsprache zu vertreten und individuell auf die Einwände anderer Meeting-Teilnehmer einzugehen. Umso wichtiger ist es, sich umfassend auf diese klassische Business-Situation vorzubereiten. Unternehmen tun gut daran, ihr Personal gezielt in diesem Bereich zu schulen und individuelle Weiterbildungen anzubieten. Auf diese Weise wird jeder Angestellte optimal auf die unterschiedlichen Situationen während einer Besprechung vorbereitet und kann viel besser mit diesen umgehen. Letztendlich bedeutet das natürlich auch weitaus größere Aussichten auf Erfolg – beispielsweise in Meetings mit (potentiellen) Kunden und Geschäftspartnern.

 

 

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